Popieriniai failai gali būti skausmingi, ypač kai jie kaupiasi ant jūsų stalo. Jei norite geriau tvarkyti paklydusius dokumentus ir kvitus, pabandykite surūšiuoti visus nepateiktus dokumentus. Tada naudokite kartoteką arba stalčių, kad surūšiuotumėte failus į įvairius aplankus. Jei norite visiškai pašalinti savo biuro netvarką, galite įkelti dokumentus į kompiuterį, „wiki“ar kitą debesų pagrindu veikiančią sistemą. Turėdami pagrindinį planą, galite geriau valdyti daugelio tipų failus savo biure!
Žingsniai
1 metodas iš 3: filtravimas per dokumentus
Žingsnis 1. Atskirkite dokumentus, kuriuos reikia pateikti, nuo tų, kuriuos vis dar naudojate
Pradėdami tvarkyti dokumentus, sudėkite krūvą tiems, kurie yra pasirengę padėti, ir atskirą krūvą tiems, kuriems reikia likti ant jūsų stalo. Įsigykite 2 lizdų popieriaus tvarkyklę savo stalui, kad jūsų dokumentai išliktų tvarkingi net po pradinio rūšiavimo ir padavimo proceso. Dokumentus, kuriuos naudosite, laikykite 1 lizde, o tuos, kurie yra paruošti pateikti kitoje.
Žingsnis 2. Kiekvieną savaitę pasirinkite dieną, kad paduotumėte dokumentus
Neleiskite, kad jūsų naujų dokumentų krepšeliai nekontroliuoja; vietoj to skirkite vieną ar dvi dienas, kad galėtumėte rūšiuoti ir tvarkyti failus. Jei darbo vietoje neturite daug kvitų ir dokumentų, darbui atlikti gali prireikti tik 1 dienos. Tačiau jei jūsų darbas susijęs su daugybe dokumentų, galbūt norėsite skirti 2–3 dienas, kad sutvarkytumėte nesutvarkytus dokumentus.
Rūšiuojant failus kiekvieną savaitę organizacijos procesas tampa daug lengviau valdomas
Žingsnis 3. Pažymėkite visus failus, nurodydami išmetimo datas, kad išvengtumėte netvarkos
Prieš pateikdami naujus dokumentus, atidžiai išnagrinėkite kiekvienos bylos datą ir turinį. Jei dokumentas susijęs su vykstančiu projektu ar kita problema, failo viršuje parašykite „nebaigta“. Jei dokumente aptariamas baigtas projektas, pažymėkite failą kaip „užbaigtą“. Be to, pažymėkite laiką, kai failas nebereikalingas, o dokumentą galima susmulkinti arba perdirbti.
Jei greitai nuskaitote failus, šie užrašai gali padėti efektyviau rasti tinkamą failą
Žingsnis 4. Vietoj jų pateikimo perdirbkite visus nesusijusius dokumentus
Nemanykite, kad kiekvienas failas nusipelno vietos jūsų dokumentų spintoje ar stalčiuje. Vietoj to, atidėkite visus nereikalingus dokumentus į savo perdirbimo dėžę. Jei jūsų rinkmenose yra asmeninės informacijos, susmulkinkite dokumentus, o ne perdirbkite.
Susmulkinkite visus failus su finansine ir paskyros informacija, savo socialinio draudimo numeriu ar kita slapta informacija
2 metodas iš 3: rūšiavimo sistemos pasirinkimas
1 žingsnis. Pasirinkite fizinę savo failų saugyklą
Išnagrinėkite savo darbo vietos išdėstymą ir pagalvokite, kokia failų sistema geriausiai veiktų. Jei turite biurą, didelė byla gali būti geras pasirinkimas. Tačiau, jei turite mažesnę darbo vietą, dokumentų rinkinio stalčius ar šiukšliadėžė logiškai gali būti prasmingesni.
- Pirkdami naują saugojimo sistemą, pabandykite pirmenybę teikti kokybei, o ne kainai.
- Nepriklausomai nuo jūsų failų sistemos, būtinai įdėkite slaptus dokumentus į saugų aplanką.
Žingsnis 2. Sutvarkykite dokumentus pagal datą, jei jūsų failai yra jautrūs laikui
Pasirinkite organizacinę sistemą, kuri labiausiai tinka jūsų verslui ar biurui. Jei jūsų darbas sutelktas į terminus, pabandykite užsisakyti aplankus su naujausia data priešais. Praėjus dienoms, toliau pridėkite naujų aplankų ir failų prie dokumentų spintos ar stalčiaus.
- Pavyzdžiui, galite turėti atskirus failus dienoms, savaitėms ar mėnesiams.
- Pavyzdžiui, jei dirbate mokesčių konsultantu, būtų prasminga pateikti savo klientų dokumentus pagal datą.
- Ši sistema puikiai tinka asmenims, dirbantiems su laiko jautriomis medžiagomis.
Žingsnis 3. Sukurkite kalendorinę rūšiavimo sistemą, jei tvarkote chronologinius failus
Jei savo biuro patalpose susiduriate su dideliu failų kiekiu, pabandykite prie savo spintelių ir stalčių pridėti „kutenimo“failų sistemą. Panašiai kaip kalendorius, „tickler“sistema kiekvieną mėnesį naudoja 12 didelių aplankų, o kiekvieną mėnesio dieną kiekvieną didelį aplanką lydi 28–31 poaplankiai. Pabandykite naudoti šį metodą, jei turite į datą orientuotą darbą.
- Pavyzdžiui, jei dirbate eksporto įmonėje, gali būti lengviau rūšiuoti failus pagal mėnesį ir datą, o ne bendrą kategoriją.
- Ši sistema geriau tinka asmenims, kurie renkasi konkrečią, skaitinę organizaciją, o ne spalvų kodavimą.
Žingsnis 4. Rūšiuokite failus pagal temą, jei norite suskirstyti dokumentus į kategorijas
Pasirinkite skirtingas savo aplankų kategorijas, tada surūšiuokite jas pagal aktualumą. Tvarkydami dokumentų spintelę ar stalčių, priekyje padėkite svarbiausius ir svarbiausius aplankus. Toliau rūšiuokite failus atsižvelgdami į tai, kad galėtumėte lengvai pasiekti svarbius dokumentus.
Pavyzdžiui, jei esate įmonės finansinis patarėjas, būtų prasmingiau rūšiuoti dokumentus pagal svarbą ir aktualumą, pvz., „Investicijos“, „darbo užmokestis“ir „mokesčiai“
Žingsnis 5. Pasirinkite plačius failų kategorijų pavadinimus
Nenaudokite savo aplankams ilgų, pernelyg specifinių etikečių. Vietoj to, pabandykite pasirinkti bendras, įtraukiančias etiketes, kad vėliau jums nebūtų sunku rūšiuoti naujus failus. Jei norite sukurti konkretesnę failų sistemą, pabandykite pridėti poaplankius prie didesnės, bendresnės failų sistemos.
Pavyzdžiui, „Balandžio 3 d. Išlaidų ataskaitos“nebūtų tinkama bendro aplanko kategorija, nes ji yra per daug konkreti. Vietoj to, pažymėkite aplanką kaip „Išlaidų ataskaitos“, kuris yra daug atviresnis
Patarimas:
Etikečių kūrėjai yra paprastas ir efektyvus būdas suskirstyti failus į kategorijas.
Žingsnis 6. Spalvokite savo dokumentų kodą, kad sukurtumėte vizualiai patrauklią sistemą
Investuokite į įvairiaspalvius failų aplankus ir etiketes. Tada priskirkite skirtingas failų kategorijas skirtingoms aplankų ir etikečių spalvoms, kad išlaikytumėte failų sistemos nuoseklumą. Stenkitės naudoti tas pačias spalvas ir kategorijas visose dokumentų spintelėse ir stalčiuose, kad galėtumėte greitai ir efektyviai pasiekti įvairius failus.
- Pvz., Pažymėkite geltonus aplankus el. Laiškų korespondencijai, raudonus aplankus, susijusius su mokesčiais, ir žalius aplankus, skirtus darbo užmokesčiui.
- Stenkitės naudoti lengvai įsimenamas spalvų schemas ir etiketes. Pavyzdžiui, žalia spalva gali būti puiki finansinių formų spalvų etiketė, nes žalia spalva dažnai siejama su pinigais.
- Ši sistema geriausiai tinka besimokantiems regos.
3 iš 3 metodas: skaitmeninio požiūrio taikymas
Žingsnis 1. Nuskaitykite popierinius failus, kad juos išsaugotumėte skaitmeniniu būdu
Kai prie savo spintelės ar stalčiaus pridedate naują failą, naudokite skaitytuvą, kad į savo kompiuterį įkeltumėte skaitmeninę failo versiją. Jei jums reikia greitai pasiekti failą, turėsite daug greičiau ir lengviau ieškoti savo staliniame kompiuteryje nei naršydami keliuose aplankuose. Jei visa jūsų dokumentų sistema yra popierinė, nuskaitykite ir įkelkite failus, kad sukurtumėte skaitmeninę atsarginę kopiją.
- Nesijaudinkite, jei neturite skaitmeninės rinkmenų sistemos! Tiesiog nuskaitykite ir įkelkite failus po 1 aplanką vienu metu.
- Taip pat galite nuskaityti failus naudodami tam tikras telefono programas.
Žingsnis 2. Pasirinkite nuoseklius visų failų pavadinimus
Pasirinkite skaitmeninių dokumentų etiketes, kurias lengva ieškoti ir pasiekti. Idealiu atveju pabandykite, kad šie failai būtų nuoseklūs, pvz., Data ar pavardė, nes tai palengvins jų rūšiavimą. Jei reikia, į failų pavadinimus įtraukite visas susijusias vietas, duomenų rinkinius ar versijų numerius.
- Failų pavadinimuose nenaudokite jokių specialių simbolių, nes kompiuteriai negali jų tinkamai apdoroti.
- Pavyzdžiui, pažymėkite savo dokumentą kaip 20031124, nurodydami konkrečią datą, pvz., 2003 m. Lapkričio 24 d.
Žingsnis 3. Rūšiuokite skaitmeninius failus naudodami aplankus ir poaplankius
Panašiai kaip kartotekoje, naudokite įvairius skaitmeninius aplankus nuskaitytiems dokumentams saugoti ir tvarkyti. Staliniame kompiuteryje sukurkite ir pažymėkite kelis aplankus, susijusius su įkeltais failais. Jei norite naudoti konkretesnes kategorijas, kiekviename didesniame aplanke sukurkite kelis poaplankius. Tęskite savo skaitmeninių aplankų tvarkymą, kol rasite sau tinkamą sistemą!
Pavyzdžiui, jei turite aplanką „Mokesčiai“, galite sukurti kelis poaplankius skirtingiems metams
Žingsnis 4. Įkelkite dokumentus į „wiki“, kad juos galėtų pasiekti keli žmonės
Jei jūsų darbo vieta yra labiau bendradarbiaujama, sukurkite internetinį „wiki“, kurį gali pasiekti jūsų bendradarbiai ir viršininkai. Prisijungę prie „wiki“, naudokite skyrių „Įrankių dėžė“, kad pasiektumėte mygtuką „Įkelti failą“. Naudodami šią funkciją galite susieti naujai įkeltą dokumentą su įvairiais žmonėmis, kurie dabar gali peržiūrėti ir pasiekti failą.
Atminkite, kad visi gali redaguoti failus wiki
Žingsnis 5. Naudokite debesies programinę įrangą, kad galėtumėte keistis dokumentais
Atsisiųskite programą ar kitą skaitmeninę paslaugą, kuri veikia tiek kompiuteriuose, tiek mobiliuosiuose įrenginiuose. Jei norite, kad jūsų failai būtų vienoje vietoje, naudokite šią paslaugą, norėdami įkelti savo failų nuotraukas, kad jas būtų galima saugoti debesies programinėje įrangoje. Nors kai kurios programinės įrangos yra nemokamos, gali tekti sumokėti, kad gautumėte daugiau saugyklos vietos.
