Kiekvienas žmogus turi svarbius dokumentus - nuo gimimo liudijimo iki bankinės informacijos, kuriuos nori saugoti. Nors mes niekada nenorime galvoti apie blogus dalykus, šie dokumentai yra labai svarbūs, jei iškyla kokia nors ekstremali situacija ar nelaimė. Laimei, juos saugoti ir apsaugoti yra paprasta. Naudodami tam tikrus planavimo, organizavimo, skaitmeninimo ir saugojimo įrankius galite saugoti visus svarbius dokumentus.
Žingsniai
1 iš 2 metodas: dokumentų apsauga
Žingsnis 1. Įsigykite nešiojamą, ugniai atsparią spyną svarbiems dokumentams
Geriausias būdas apsaugoti svarbius dokumentus yra namų užrakto dėžutė. Tai FEMA rekomenduoja laikyti. Įsigykite ugniai atsparią, užrakinamą dėžutę, kad jūsų dokumentai būtų saugūs kritiniu atveju. Taip pat įsitikinkite, kad dėžutę lengva nešiotis, kad prireikus galėtumėte pasiimti dokumentus.
- Techninės įrangos ar raštinės reikmenų parduotuvėse paprastai yra dokumentų nešiojimo dėklai. Jų taip pat galite rasti internete.
- „Lockbox“gali būti su raktu arba kombinuotu užraktu. Kad ir ką pasirinktumėte, raktą ar derinį laikykite saugioje vietoje, kurią galite pasiekti. Taip pat pasakykite savo šeimai, kur jų rasti.
- Kai kurie žmonės mano, kad jų dokumentų laikymas seife yra geriausias planas, tačiau jūs negalėsite nešiotis didelio ar sunkaus seifo. Tai reiškia, kad galite prarasti dokumentus, jei turite palikti savo namus. Nešiojama užrakto dėžė yra daug geresnis pasirinkimas.
Žingsnis 2. Prieš užrakindami dėžutę, visus dokumentus sudėkite į plastikinius maišelius
Nors spynos paprastai yra atsparios vandeniui, gali nutekėti, ypač jei yra potvynis. Kadangi vanduo gali sugadinti svarbius dokumentus, geriausia pridėti antrą apsaugos sluoksnį. Prieš įdėdami visus dokumentus į sandarius plastikinius maišelius, įdėkite juos į dėžutę.
Taip pat galbūt norėsite palikti dėžę aukštoje vietoje, pavyzdžiui, lentynoje ar antrame aukšte, kaip papildomą atsargumo priemonę nuo potvynių žalos
Žingsnis 3. Palikite užrakto dėžę lengvai pasiekiamoje vietoje
Galbūt niekada nenorėsite galvoti apie tai, kaip skubiai palikti savo namus. Tačiau, jei yra kokių nors ekstremalių situacijų, tokių kaip stichinė nelaimė, negalite gaišti laiko ieškodami dokumentų. Palikite savo užrakto dėžę lengvai pasiekiamoje vietoje, kad galėtumėte greitai ją paimti. Tai padės sutaupyti brangaus laiko kritiniu atveju.
- Turėtumėte šiek tiek paslėpti dėžutę, tik tuo atveju, jei į jūsų namus patektų vagis. Pakanka įdėti jį į savo spintos galą, jei žinote, kur ji yra, ir galite ją skubėti.
- Pasakykite kitiems namų ūkio nariams, kur taip pat yra dėžutė, jei jie turėtų greitai išeiti, kai jūsų nėra.
Žingsnis 4. Pažymėkite langelį, kad jį būtų lengva atpažinti
Jei skubate ar kažkas kitas turi patraukti dėžutę, įsitikinkite, kad ją lengva atpažinti. Uždėkite etiketę, kurioje būtų kažkas panašaus į „Svarbūs dokumentai“. Tokiu būdu galite greitai surasti ir paimti dėžutę avariniu atveju.
Žingsnis 5. Sukurkite visų svarbių dokumentų atsarginę kopiją skaitmeninėmis kopijomis
Fiziniai dokumentai visada gali būti sugadinti arba pamesti, todėl skaitmeninė atsarginė kopija yra labai svarbi. Naudokite skaitytuvą ir suskaitmeninkite visus dokumentus, kuriuos saugote užrakto dėžutėje. Tokiu būdu turėsite atsarginę kopiją, jei kuri nors iš jų bus sugadinta ar pamesta.
- Taip pat yra išmaniųjų telefonų programų, leidžiančių fotografuoti ir saugoti jas PDF formatu. Tai greitas ir paprastas būdas sukurti atsargines dokumentų kopijas.
- Mažiau svarbių dokumentų skaitmeninimas gali būti puikus būdas sumažinti netvarką ir jūsų namuose. Jei jaučiatės priblokšti per daug dokumentų, tai gali padėti susitvarkyti.
Žingsnis 6. Saugokite savo skaitmenines kopijas bent 2 saugiose vietose
Skaitmeninė atsarginė kopija yra gera pradžia, tačiau taip pat turite pasirūpinti, kad jas apsaugotumėte. Apskritai, laikykite savo skaitmeninius failus bent 2 vietose, todėl yra mažesnė tikimybė, kad juos prarasite. Galite įkelti failus į keičiamą „flash“diską ir palikti šį diską savo užrakto dėžutėje, taip pat įkelti failus į saugią debesies saugyklos paskyrą. Tokiu būdu turite kelis būdus, kaip skubiai pasiekti savo dokumentus.
- Įsitikinkite, kad slaptažodžiu apsaugote visus aplankus, kuriuose saugote svarbius dokumentus. Nustatykite debesies failus kaip privačius ir įdėkite slaptažodį į kompiuterio ar „flash“įrenginio aplankus.
- „Flash“diską ar standųjį diską taip pat galite laikyti kitoje banko užrakto dėžutėje. Tokiu būdu turite skaitmenines kopijas 2 fizinėse vietose.
2 metodas iš 2: tinkamų dokumentų saugojimas
1 veiksmas. Įdėkite visus savo asmens tapatybės dokumentus į nešiojamą užrakto dėžę
Nelaimės atveju turėsite sugebėti įrodyti savo tapatybę ir šeimos santykius. Visus originalus, kurių jums reikės norint identifikuoti save ir savo šeimą, laikykite užrakto dėžutėje.
- Savęs identifikavimo dokumentuose yra jūsų pasas, gimimo liudijimas, socialinio draudimo kortelė ir žalioji kortelė arba imigracijos įrašai. Taip pat turėtumėte palikti vairuotojo pažymėjimo arba valstybės išduoto asmens tapatybės dokumento kopiją.
- Jei kada nors tarnavote kariuomenėje, įtraukite savo tarnybos ID ir įrašus.
- Į savo šeimos santykius įtraukite savo santuokos ar skyrybų įrašus, vaikų gimimo liudijimus, įvaikinimo ar vaiko globos dokumentus ir naminių gyvūnėlių nuosavybės įrašus ar žymas.
Žingsnis 2. Saugokite savo finansinius įrašus, kad įrodytumėte, kas jums priklauso
Finansiniai ir nuosavybės įrašai yra svarbūs kompensuojant ir draudžiant po bet kokios nelaimės, todėl visada įtraukite juos į savo užrakto dėžę. Įdėkite popierinius įrašus apie viską, kas jums priklauso, ir visą savo turtą, kad galėtumėte juos susigrąžinti, jei įvyktų nelaimingas atsitikimas ir turėsite išvykti.
- Svarbūs nuosavybės įrašai apima jūsų namo aktą, turto vertės įvertinimą, automobilio nuosavybės teisę ir kitus registracijos dokumentus, jūsų testamentą ir banko bei pensijų sąskaitos informaciją. Taip pat pridėkite turimų draudimo planų kopijas.
- Paprastai taip pat turėtų būti įrašai apie naujausius ar vykdomus finansinius įsipareigojimus. Pavyzdžiui, hipotekos dokumentai, informacija apie paskolą, alimentai, išlaikymas vaikams, automatiniai kabelio, sporto salių, komunalinių paslaugų ar prenumeratos mokėjimo įrašai ir naujausios mokesčių deklaracijos.
- Jei nuomojatės būstą, užuot jį turėję, įtraukite nuomos ar nuomos sutartį.
Žingsnis 3. Įtraukite savo medicininius įrašus, kad jų neprarastumėte
Jums taip pat reikės sveikatos ir medicininių įrašų avarijos atveju. Įsitikinkite, kad turite imunizacijos ir vakcinų įrašus, vartojamų vaistų sąrašus, alergijos ar sveikatos būklės sąrašą, savo sveikatos draudimo informaciją, medicininio įgaliojimo formas ir gydytojų bei odontologo kontaktinę informaciją, kad galėtumėte juos pasiekti, jei privalau.
- Nepamirškite įtraukti visos šios informacijos ir kitiems jūsų namų ūkio ar šeimos nariams.
- Jei turite negalią, būtinai pridėkite tai patvirtinančius įrašus ir visus dokumentus dėl išmokų ar kompensacijų.
- Jei turite augintinį, įtraukite ir veterinarijos įrašus.
Žingsnis 4. Fotografuokite bet kokius vertingus daiktus ar turtą, kad jie būtų apdrausti
Ne viskas, kas jums priklauso, gali tilpti į užrakto dėžę, todėl vertingų daiktų nuotraukų saugojimas gali padėti, jei kas nors yra sugadinta ir jums reikia pateikti draudimo išmokas. Fotografuokite viską, kas vertinga ir gali būti sugadinta avarijos metu. Laikykite fizines nuotraukų kopijas dėžutėje, taip pat įkelkite skaitmenines kopijas į „flash“diską arba debesies saugojimo failą.
Kai kurie daiktai, kuriems gali prireikti aprėpties, apima jūsų namus, automobilį, meno kūrinius, kolekcinius daiktus ar brangią elektroniką
Žingsnis 5. Kiekvienam atvejui palikite šiek tiek pinigų užrakto dėžėje
Jei nutrūksta elektros energija arba turite išeiti iš namų, gali būti, kad negalėsite pasiekti savo banko sąskaitos. Palikite skubų grynųjų pinigų fondą, kuriame yra mažos sąskaitos, ne didesnės kaip 20 USD, tik tuo atveju, jei jums reikia pinigų ekstremalios situacijos metu.
Nors svarbu turėti skubių pinigų, nepalikite visų savo santaupų. Pinigai banko sąskaitoje yra apdrausti FDIC, o pinigai jūsų užrakto dėžutėje nėra. Geriau didžiąją santaupų dalį palikti banke, o grynuosius laikyti tik tai, ko jums gali prireikti
Žingsnis 6. Naudokite užrakinamą dokumentų spintelę, kad tvarkytumėte mažiau svarbius dokumentus
Bet kuriame namų ūkyje yra daug kitų dokumentų, kurie nėra kritiški ir kurių nereikia turėti jūsų spynoje. Geriausias šių dokumentų saugojimo būdas yra metalinė, užrakinama dokumentų spinta. Taip jie yra apsaugoti ir organizuoti, ir jums nereikia jaudintis, kad bandysite juos nešiotis su savimi, jei jums reikia išeiti iš namų.
- Kai kurie svarbūs, bet ne kritiniai dokumentai apima naujausias banko ataskaitas, daugiau nei metų senumo mokesčių deklaracijas, mokyklos ar darbo dokumentus, komunalinius mokesčius, kredito kortelių ataskaitas ir svarbius kvitus.
- Paprastai, jei vekseliai ar pareiškimai yra vyresni nei metai, galite juos susmulkinti. Taip pat galite juos skaitmeninti, jei norite išsaugoti įrašus be jokių netvarkų.
Patarimai
- Jei norite saugoti dokumentus ne namuose, taip pat galite išsinuomoti spintelę savo banke. Paklauskite pardavėjo apie savo galimybes.
- Norint pasiruošti ekstremaliai situacijai, taip pat patartina laikyti maistą, vandenį, vaistus, žibintuvėlius, nešiojamąjį radiją ir pirmosios pagalbos vaistinėlę.
Įspėjimai
- Jei kada nors iškiltų ekstremali situacija ir jūs turite nedelsdami palikti savo namus, pirmiausia teikite pirmenybę visų žmonių saugumui. Jūsų dokumentai gali palaukti, kol visi kiti išeis.
- Nekelkite pavojaus savo gyvybei ar saugumui, kad išsaugotumėte dokumentus.
