Nedaug dalykų yra svarbesni sklandžiai veikiančiam biurui nei veikianti dokumentų sistema. Nesvarbu, ar jūs vienintelis prieinate prie failų, ar bendrinate su personalu, jūsų pasirinkta bylų sistema turi būti sutvarkyta, kad kiekvienas galėtų rasti tai, ko ieško. Jei failų sistemą sunku naudoti, pakabinsite dokumentus, bijodami juos prarasti, ir netrukus turėsite krūvas popieriaus, dengiančio jūsų stalą.
Žingsniai
Žingsnis 1. Nuspręskite dėl rinkmenų sistemos
Kad ir kas tai būtų, jis turi būti prasmingas, todėl tiksliai žinosite, kur yra kiekvienas popieriaus lapas. Jūsų pasirinkimai yra šie:
- Abėcėlės tvarka. Ši sistema yra geriausia, kai dauguma jūsų failų bus klientų, pacientų ar klientų vardai.
- Tema ar kategorija: Dauguma failų sistemų yra suskirstytos pagal temą ar kategoriją, o tai gerai veikia, kai tinkamai sukonfigūruota, tačiau taip pat gali būti labiausiai paini, kai ne.
- Skaitmeninis/chronologinis. Tai geriausia, kai jūsų failus daugiausia sudaro sunumeruota ar pasenusi medžiaga, pvz., Pirkimo užsakymai ar kvitai.
Žingsnis 2. Užpildykite failų stalčius kabančiais aplankais
Kabantys aplankai niekada nebus išimami, laikydami manilos vokų, kuriuos išimsite iš stalčiaus, laikiklius.
Žingsnis 3. Rūšiuokite savo dokumentus į krūvas pagal kategorijas
Jei krūva yra daugiau nei colio ar dviejų aukščio, padalinkite ją į subkategorijas. Jei krūva per plona, sujunkite ją su kita krūva ir pervardykite. Polių pavadinimai turėtų padėti lengvai nustatyti, į kurią krūvą patenka kiekvienas popieriaus lapas.
Žingsnis 4. Įdėkite kiekvieną krūvą į manilos aplanką ir aiškiai pažymėkite
Geriau naudoti aplankus su skirtukais, kurie yra centre, o ne išskirstyti, nes failai atrodo tvarkingesni.
Žingsnis 5. Įdėkite manilos aplankus į kabančius aplankus
Daugeliui failų veiks įprasti kabančios aplankai, tačiau storiems failams ar failams, kuriuos turėjote suskirstyti į subkategorijas, naudokite langelių apačioje esančius aplankus. Galite užsisakyti aplankus, kaip norite, tačiau dauguma žmonių šiuo metu naudoja abėcėlę.
Žingsnis 6. Pakabinamus aplankus pažymėkite tokiais pačiais pavadinimais kaip ir Manilos aplankus
Įdėkite visus plastikinius skirtukus aplanko kairėje, nebent naudojate šoninę failų spintelę. Jei naudojate šoninius failus, kurie atidarius stalčių eina iš kairės į dešinę, o ne iš priekio į galą, padėkite skirtukus dešinėje pusėje.
Žingsnis 7. Prie failų padėkite kabančių ir manilos aplankų, kad galėtumėte lengvai pridėti aplanką, jei atsidursite popieriaus lape, kuris nepriklauso esamam aplankui
Venkite per storų ar per plonų aplankų. Taip pat galbūt norėsite iš naujo pažymėti aplankus ir perskirstyti dokumentus, jei nuspręsite, kad reikia iš naujo suskirstyti kategorijas.
Žingsnis 8. Metų pabaigoje pašalinkite visus aplankus, pažymėkite šviežius Manilos aplankus tų pačių kategorijų pavadinimais ir įdėkite juos į failus
Eikite per senus aplankus, kad pamatytumėte, ar reikia ką nors perkelti į dabartinius failus, o likusius įdėkite į savo archyvą.
Patarimai
Jums gali kilti pagunda koduoti failus pagal spalvas, naudoti kompiuterį failų etiketėms spausdinti ar kitaip padaryti failus patrauklesnius. Tačiau kai turėsite atlikti pakeitimus, pvz., Pridėti vieną aplanką, būsite nepatenkinti, jei pastebėsite, kad išeinate iš tinkamų spalvų aplankų arba turite ranka rašyti failo etiketę. Geriausia, kad viskas būtų paprasta
Įspėjimai
- Niekada nekurkite įvairių krūvų to, ko negalite suskirstyti į kategorijas, nes viskas tuo ir baigsis.
- Sukūrę registravimo sistemą, turite neatsilikti nuo pateikimo. Kiekvieną dieną skirkite laiko popieriams nuo stalo paimti ir juos paduoti. Atsisakykite pagundos ant savo failų uždėti gilų dokumentų krepšelį, nes jūs tiesiog užpildysite jį ir jis taps kitu failu.
