Dokumentų spintos organizavimas gali būti sudėtingas, nesvarbu, ar tai namų spinta, užpildyta apmokėtomis sąskaitomis ir mokesčių informacija, ar darbo kabinetas, užpildytas baigtais projektais ir sąskaitomis faktūromis. Sutvarkykite savo dokumentų spintelę atsikratydami senų failų, surasdami jums tinkamą failų sistemą ir nuolat ją prižiūrėdami.
Žingsniai
1 dalis iš 4: Senų dokumentų valymas
Žingsnis 1. Jei neturite, nusipirkite kartoteką
Neviršydami biudžeto, ieškokite geros kokybės spintelės, tinkamo jūsų namams ar biurui. Apsvarstykite ugniai atsparią ir vandeniui atsparią spintelę, jei kiltų stichinių nelaimių, kurios gali ištikti jūsų namus. Tokių spintelių pluoštą galima rasti vietinėse parduotuvėse, baldų parduotuvėse, dailidžių parduotuvėse ir prekybos centruose.
Žingsnis 2. Pradėkite peržiūrėti failus
Atidėkite viską, kas akivaizdžiai sena ar nereikalinga. Atidėti:
- Kvitai už produktus, kurie jums nebepriklauso.
- Nepageidaujamas paštas
- Senos sąskaitos už paslaugas, kurių nebenaudojate
- Verslo laiškai iš seno darbo
- Antspaudai, kurių jums nebereikia
Žingsnis 3. Nebijokite atsikratyti daiktų
Nors tam tikri dokumentai, pvz., Gimimo liudijimai ir mokesčių informacija, yra akivaizdžiai svarbūs, gali būti nepageidaujamo pašto ar senų kvitų, kurie atrodo svarbūs, bet iš tikrųjų nėra. Priimdami sprendimą pagalvokite apie kiekvieną dokumentą ir pagalvokite, ar jis iš tikrųjų gali būti naudingas ateityje. Jei nepraleistumėte, jei jis dingtų metams, tikriausiai būtų gerai jį išmesti.
Žingsnis 4. Būkite atsargūs, kai išmeta daiktus darbe
Prieš ką nors išmesti, būtinai paklauskite savo vadovų, nes tai gali būti svarbiau, nei manote. Jūsų įmonė taip pat gali turėti politiką, kiek laiko daiktai turi būti saugomi ir kaip jie turi būti šalinami.
Žingsnis 5. Nuspręskite, kuriuos daiktus reikia laikyti
Paprastai tai priklausys nuo to, kiek jie yra naujausi ar naudingi. Naudokitės savo nuožiūra ir pagalvokite, ar dokumentai bus naudingi ar reikalingi ateityje. Jei jie tikrai svarbūs, laikykitės jų. Norėdami gauti mokesčių informacijos, draudimo įrašų ir svarbių dokumentų, saugokite juos šiuos laikotarpius:
- Išsaugokite mokesčių deklaracijų informaciją 7 metus, taip pat visus pajamų, kurias išskaičiavote iš mokesčių, kvitus. IRS gali patikrinti bet kokią grąžą iki 6 metų po jūsų mokesčių pateikimo.
- Saugokite draudimo įrašus, hipotekos ataskaitas ir labdaros dovanų įrodymus iki trejų metų.
- Nepamirškite išsaugoti labai svarbių dokumentų, tokių kaip gimimo ir santuokos liudijimai, socialinio draudimo kortelės, pavadinimai, darbai ir pasai. Saugokite juos ir niekada jų neatsikratykite.
Žingsnis 6. Susmulkinkite kiekvieną atidėtą dokumentą
Išmesdami nesmulkintus dokumentus, jūsų asmeninė informacija gali būti matoma visiems, kas juos mato. Net jei nesate tikri, ar dokumentas yra jautrus, geriausia jį susmulkinti, nes jame gali būti adresų, gimimo datų ar kitos informacijos.
Žingsnis 7. Susmulkinkite arba sunaikinkite ir skaitmenines laikmenas
Daugelyje miestų ir įmonių bus susmulkintos dienos, kai vietiniai gyventojai ar darbuotojai gali atsinešti senų diskelių, kompaktinių diskų ar kietųjų diskų. Jie įsitikins, kad tai padaryta teisingai.
2 dalis iš 4: Svarbių dokumentų tvarkymas
Žingsnis 1. Pradėkite tvarkyti likusius failus
Pereikite prie stalo ar didelio stalo ir sutvarkykite dokumentus į krūvas, kurios jums yra logiškos ir protingos. Tai taps jūsų asmeniniais failais. Padarykite krūvas, kurios padės rasti būtent tai, ko ieškote. Apsvarstykite tokias namų spintelių kategorijas kaip:
- Komunalinės paslaugos
- Automatinis
- Medicinos
- Augintinis
- Verslas
- Namai
- Mokesčiai
- Finansai
Žingsnis 2. Klauskite kolegų patarimų dėl darbo spintelių
Gali būti specialių įmonių susitarimų dėl dokumentų tvarkymo jūsų darbo vietoje. Jei ne, paduokite juos chronologiškai arba abėcėlės tvarka. Paklauskite tvarkingų bendradarbių, kokios sistemos jiems geriausiai tinka.
Žingsnis 3. Laikykite savo kategorijas paprastas
Kuo konkretesnis, tuo daugiau turėsite failų, o tai reiškia, kad jūsų kabinete bus daugiau netvarkos. Laikykite savo pagrindinius failus bendresnius ir tvarkykite juose esančius dokumentus.
Žingsnis 4. Nuspręskite, ar organizuoti pagal pavadinimą ar datą
Surinkę kiekvieną popierių į teisingą krūvą, pradėkite juos tvarkyti taip, kad būtų lengviau juos rasti.
- Jei norite pateikti abėcėlinius sąrašus, pvz., Prekių ženklus čekiuose, sudėkite elementus, prasidedančius A, kamino viršuje, iki Z.
- Jei norite pateikti chronologinius dokumentus, pvz., Mokesčių deklaracijų datas, naujausius dokumentus padėkite ant kamino viršaus, o apačioje - seniausius dokumentus.
Žingsnis 5. Įdėkite kiekvieną krūvą į aplanką
Įdėkite popierių taip, kad krūvos viršuje esantis dokumentas būtų aplanko priekyje. Dokumentai bus laikomi tokia pačia tvarka, kokia jūs juos sutvarkėte.
3 dalis iš 4: Kad failus būtų lengva rasti
Žingsnis 1. Aiškiai pažymėkite kiekvieną aplanką
Įsitikinkite, kad skirtuke esantis užrašas yra didelis, įskaitomas ir suprantamas jums ir kitiems jūsų biure ar šeimos nariams. Kad būtų aiškiau, naudokite etikečių gamintoją.
2 žingsnis. Leiskite kiekvienam stalčiui laikyti savo kategoriją ir taip pat aiškiai pažymėkite
Padalinkite failus į stalčius jums priimtinu būdu, kiekviename stalčiuje yra atskira kategorija. Kiekvienoje kategorijoje turėtų būti susijusių failų, kurie padės lengviau rasti dalykus.
- Finansinė informacija, pvz., Mokesčių dokumentai, investiciniai failai ir hipotekos ataskaitos, gali būti dedama į vieną stalčių.
- Asmeniniai dokumentai, tokie kaip gimimo liudijimai, pasai ir medicininiai įrašai, gali būti dedami į kitą stalčių.
- Įvairių daiktų naudojimo instrukcijos gali būti pateiktos kitoje.
Žingsnis 3. Apsvarstykite galimybę naudoti spalvotus aplankus
Jei išsaugosite atitinkamą spalvą atmintyje, jūsų dokumentus bus daug lengviau rasti. Jei jau turite manilijos aplankų, pridėkite prie jų spalvų žymekliais arba spalvotais žymekliais. Spalvotos etiketės tam pačiam tikslui gali būti naudojamos subtiliau.
Žingsnis 4. Naudokite savo spalvų sistemą, kad stalčiuose sukurtumėte subkategorijas
Pavyzdžiui, informacinių medžiagų stalčius galima suskirstyti į aplankus, tokius kaip „Elektronikos vadovai“, „Elektrinių įrankių vadovai“ir „Valymo tiekimo vadovai“.
Žingsnis 5. Pakeiskite sistemą, jei ji neturi prasmės
Po mėnesio ar dviejų naudojimo nebijokite pakeisti dalykų, kurie jums netinka. Perkelkite skirtingus failus į priekį arba suskirstykite kategorijas, kurias sunku atskirti. Atminkite, kad jūsų dokumentų spinta yra jums skirta sistema ir ji turi atitikti jūsų darbo eigą.
4 dalis iš 4: Organizacijos išlaikymas
Žingsnis 1. Būkite iniciatyvūs, kad išliktumėte organizuoti
Nedelsdami atkreipkite dėmesį į paštą ir dokumentus, kai jie įeina, ir kai susitvarkysite su jais, nedelsdami paduokite juos.
Žingsnis 2. Nustatykite pašto dėžutę ant savo namų ar biuro stalo
Kartą per dieną peržiūrėkite gaunamus laiškus. Taip nieko neprarasite ir nesusikraus. Padavimas neatrodys toks sunkus darbas, kurį atliekama po truputį.
Žingsnis 3. Dažnai pertvarkykite savo kabinetą
Rekomenduojama kasmet pertvarkyti, o jei turite daug failų, galite jį išvalyti net kas ketvirtį. Pagrindinis dokumentų spintelių netvarkos šaltinis yra seni dokumentai, kurių jums nebereikia, todėl, jei reikia, išvalykite ir susmulkinkite senus daiktus.
Žingsnis 4. Apsvarstykite galimybę kai kuriuos failus paversti skaitmenine laikmena
Kuo daugiau dokumentų galėsite saugoti skaitmeniniu formatu, tuo mažiau fizinės netvarkos turėsite kartotekoje. Geri kandidatai nuskaityti yra kvitai, dovanojimo įrodymai ar banko išrašai. Kai kurie netgi gali būti jau prieinami internete.
Žingsnis 5. Padarykite pagrindinį dokumentą
Dokumente paaiškinkite, kaip veikia jūsų bylų sistema ir kur yra daiktai. Avarijos ar nenumatytos problemos atveju kitiems gali tekti žinoti, kaip ieškoti jūsų failų.
Patarimai
- Jei turite smalsių vaikų ar smalsių šeimos narių, laikykite savo dokumentų spinteles užrakintas.
- Jei kyla problemų atidarant užraktą, žr. Kaip išsirinkti spintelę.
- Labai nerūpestingus dokumentus, pvz., Gimimo liudijimus ar nuosavybės dokumentus, laikykite seife arba priešgaisrinėje dokumentų dėžutėje, jei nerimaujate, kad dokumentų spinta nėra pakankamai saugi.
Įspėjimai
- Jei gyvenate žemės drebėjimų linkusioje zonoje, pritvirtinkite spinteles prie stabilios sienos. Tai neleis jiems nukristi ant žmogaus ar užblokuoti duris seisminio įvykio metu.
- Atsargiai įkelkite failus. Jei viršutinis stalčius pilnas, o po juo esantys stalčiai tušti, jis gali apvirsti.
